Gezielte Pressearbeit – Kooperation mit den Medien vor, während und nach einer Messe

HINWEIS:

Ein Messeauftritt ist für Sie eine gute Gelegenheit, für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu werben und neue Kunden zu gewinnen. Allerdings ist die Teilnahme an einer Messe für gewöhnlich mit einem hohen finanziellen und zeitlichen Aufwand verbunden. Schließlich müssen Sie einen solchen Messeauftritt ausgiebig planen und organisieren. Es liegt auf der Hand, dass sich so viel Mühe auch in finanzieller Hinsicht auszahlen soll. Daher ist es wichtig, dass Sie Wissenswertes und Interessantes rund um Ihren Messeauftritt frühzeitig und auf vielen verschiedenen Kanälen bekannt geben. Durch eigene aktive Pressearbeit erwecken Sie Aufmerksamkeit und Interesse, was letztendlich erfolgreich zu Buche schlagen kann.

Wo ist meine Zielgruppe unterwegs?

Grundsätzlich ist es von Vorteil, wenn viele unterschiedliche Presse- oder Medienvertreter Ihren Messeauftritt aufgreifen und breitgestreut darüber berichten.

Dennoch ist es empfehlenswert, gezielt diejenigen Medien und Kanäle auszusuchen, wo Ihre Zielgruppe unterwegs ist. Denn bei der Planung Ihres Messeauftritts haben Sie ja bereits Ihre Ziele festgelegt. Beispielsweise wollen Sie die Bekanntheit Ihrer Marke steigern, eine Neuheit vorstellen, direkt auf der Messe verkaufen oder neue Lieferanten oder Märkte erschließen.

Daraus ergibt sich, welchen Printmedien Sie Pressemitteilungen schicken, ob Sie auch Rundfunk oder Fernsehen ansprechen und welche Social-Media-Kampagnen Sie fahren. Gezielte Einladungen und Nachfassaktionen gehören ebenso zu den PR-Maßnahmen wie Aktionen und Events rund um Ihren Messeauftritt. Machen Sie potenzielle Kunden neugierig und halten Sie Stammkunden auf dem Laufenden. So sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen bereits vor und noch lange nach einer Messe im Gespräch bleibt.

Nutzen Sie Presseverteiler!

Wahrscheinlich kennen Sie die wichtigsten Medien, die über Ihre Branche berichten. Sie können sowohl themenspezifisch als auch breitgefächert aufgestellt sein. Hingegen sind Ihnen relevante Medien im Ausland vielleicht weniger geläufig. Auch Influencer sind eine interessante Gruppe, um die es sich zu kümmern lohnt.
Um eine eigene Liste mit Medienvertretern anzulegen, können Sie zunächst vorhandene Presseverteiler nutzen, beispielsweise über Ihren Branchenverband. Notieren Sie sich zudem die Namen und Interessen der Medienvertreter, die an Ihren Messestand kommen, für spätere Berichterstattungen. Pflegen Sie alle Kontakte, die Sie aufbauen, indem Sie sie regelmäßig mit neuen Infos versorgen.

In der Regel haben die Organisatoren einer Messe ein gutes Netzwerk, so dass Sie Ihre Presseinformationen darüber streuen können. Informieren Sie sich gleich bei der Anmeldung zur Messe, welche Möglichkeiten zur Pressearbeit es gibt und welche Stichdaten Sie einhalten müssen, um Ihre Mitteilungen einzureichen.
Vor dem Hintergrund einer medientechnisch stark aufgestellten Messe erzielen Sie große Reichweite und Sichtbarkeit. Messegesellschaften geben beispielsweise Messezeitschriften heraus, die vor, während und nach einer Messe erscheinen. Oft ist ein eigenes Foto- und Filmteam während der Messe in den Hallen unterwegs. Messen haben eine Webseite mit Unternehmens- und Produktinformationen, das Ausstellerverzeichnis; manchmal gibt es auch noch einen Messekatalog; in den meisten Fällen unterhalten die Messegesellschaften eigene Social-Media-Kanäle. Im Pressezentrum können Sie Ihre Unterlagen für Pressevertreter frei zugänglich hinterlegen. Häufig gibt es Pressekonferenzen, vorab und zum Messestart, außerdem geführte Presse- bzw. Besuchertouren.

Gehen Sie aktiv auf die Medien zu!

1. Selbst wenn Sie Presse und Medien über Ihren Messeauftritt informiert haben, heißt das noch nicht, dass diese darüber berichten. Sie können allerdings ein wenig nachhelfen: Halten Sie Kontakt zu Ihnen bereits bekannten Medienvertretern und bringen Sie sich regelmäßig in Erinnerung, wenn etwas in Ihrem Unternehmen anliegt.
2. Schauen Sie in die Redaktionspläne der Fachzeitschriften oder sprechen Sie mit den Medienvertretern, um einen Aufhänger für einen Beitrag über Ihren Messeauftritt herauszufinden.
3. Erstellen Sie eine Messe- oder Presseseite auf Ihrer Homepage, die Termine, Texte, Bildmaterial und Logos enthält. Aktualisieren Sie sie regelmäßig.
4. Versenden Sie fertige Pressemeldungen, möglichst in langer und kurzer Form, einschließlich Fotos und am besten bereit für Copy and Paste oder in einem Dateiformat für den Download.
5. Erstellen Sie eine Pressemappe mit Texten zu Produkten und Neuheiten (Fakten, Vorteile und Mehrwert, Anwendung), einschließlich (beschrifteten) Fotos bzw. Videos sowie mit Informationen über Ihr Unternehmen (Geschichte, Ziele, Engagement) plus Logo. Vergessen Sie nicht Ihre Kontaktdaten und die Ansprechpartner! Die Medienvertreter bekommen eine umfangreiche Informationsquelle und suchen sich passende Themenfelder aus. Neben der Printversion sind heute USB-Sticks und QR-Codes für den Download gebräuchlich. Die digitale Pressemappe bietet den Vorteil, leicht Links und Audio- oder Videoformate einbinden zu können.
6. Informieren Sie die Medien über aktuelle Messeereignisse und laden Sie sie an Ihren Messestand ein. Berücksichtigen Sie dabei Journalisten und Reporter genauso wie Blogger und Influencer. Stellen Sie Ihr Pressematerial zeitnah zu, falls ein Geladener zum verabredeten Termin nicht erscheint.
7. Haken Sie nach, ob Ihre Mitteilungen angekommen sind oder ob Sie noch etwas beisteuern können.
8. Nutzen Sie allgemeinen Pressetermine der Messeorganisatoren vor und während der Messe.
9. Nehmen Sie an Branchen-Events im Umfeld der Messe teil.

Häufig ist es auch möglich, zur Messevorberichterstattung der Medien kostenpflichtig eine Anzeige inklusive Foto zu buchen.

Mit der Zeit wächst das gegenseitige Verständnis: Sie lernen die Redaktionskonzepte kennen und können sie besser bedienen. Der Medienvertreter erkennt, wann etwas zu berichten ist.

Geben Sie einen Anlass zur Berichterstattung!

Bei aller Hartnäckigkeit Ihrerseits im Kontakt mit Medienvertretern – Sie sollten ihnen vor allem einen guten Aufhänger liefern: Gebraucht werden konkrete Informationen mit Mehrwert für die Mediennutzer, am liebsten eine „story“: Verpacken Sie Ihre Produktneuheit, eine Messeattraktion oder eine Info aus Ihrem Unternehmen (Jubiläum, Vorstellung bestimmter Firmen-VIPs, soziales Engagement, neues Equipment, Firmenwachstum) in eine Geschichte.

Informieren Sie über Aktionen, die Sie auf der Messe planen, damit die Medienvertreter das zeitlich einplanen können. Achten Sie aber darauf, dass Sie nicht schon vorab zu viel preisgeben, schließlich wollen Sie Ihre anvisierte Zielgruppe neugierig machen, Sie auf der Messe zu besuchen. Greifen Sie nach der Messe den Kontakt wieder auf und geben Sie ein Fazit zu Ihrem Messeauftritt. Informieren Sie beispielsweise über den erfolgreichen Launch Ihrer Neuheit oder über neue Partnerschaften oder über eine besonders gelungene Messeaktivität. Verwenden Sie Zitate von Messebesuchern oder Branchenexperten, weil es das Vertrauen in Ihr Unternehmen stärkt. Denken Sie daran, mit Fotos oder kurzen Videos Ihren Aussagen mehr Attraktivität zu verleihen. Insgesamt prägt sich so Ihr Unternehmen bereits für die nächste Messe ein.

Erstellen Sie eine PR-Kampagne!

1. Ihre Pressearbeit ist ein Aushängeschild für Ihr Unternehmen, darum nutzen Sie sie, um vom Mehrwert Ihrer Produkte oder Dienstleistungen zu überzeugen. Voraussetzung ist, dass Sie inhaltlich und sprachlich korrekt formulieren und ethische Grundregeln einhalten. Bereiten Sie Broschüren, Prospekte oder Flyer vor. Außerdem bietet es sich an, eine spezielle Messeseite auf Ihrer Website anzulegen und sie regelmäßig zu ergänzen.
2. Je nach Medium und Zielgruppe können unterschiedliche Maßnahmen erfolgversprechend sein: Technik-affine beispielsweise sprechen gut auf interaktive Elemente, auf technische Demonstrationen und detaillierte Produktinformationen an. Erkunden Sie die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe und verpacken Sie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung textlich so, dass es eine Lösung darstellt. Die passende Sprache und die richtige Ausdrucksform ergeben sich aus Alter, Geschlecht, Bildung sowie Lebensstil und Werten Ihrer Zielgruppe. Ihre Botschaften können somit auf jedem Kanal unterschiedlich ausfallen.
3. Insbesondere die sozialen Medien leben von der Spannung. Schüren Sie die Erwartungen, indem Sie beispielsweise Vorab-Bilder bzw. Videoausschnitte zeigen, einen Messe-Countdown herunterzuzählen oder ein Gewinnspiel ankündigen. Auf sozialen Kanälen ist es wichtig, regelmäßige Updates zu teilen und nach Feedback zu fragen. Posten Sie schon beim Standaufbau Live-Eindrücke, die Sie während der Messe um Rundgänge, Interviews, Umfragen und Rankings ergänzen können. Posten, streamen oder teilen Sie in kurzer Abfolge. Aktualität ist wichtig, denn Follower, die sich eingebunden fühlen, interagieren mehr.
4. Bieten Sie exklusive Termine für Rundgänge, Interviews oder Produktvorführungen oder -tests an.
5. Achten Sie darauf, dass auf Ihrem Messestand ein Ansprechpartner für die Medien zur Verfügung steht, der sich auskennt und auch Zusatzinformationen geben kann. Die thematischen Anfragen sind oft sehr unterschiedlich. Außerdem sollte genügend Pressematerial, eventuell einschließlich Mustern oder Proben vorrätig sein. Bestenfalls gibt es eine Sitzgelegenheit für das Gespräch mit den Medienvertretern und Getränke.
6. Seien Sie auch offen für Online-Medien und Influencer, die unangemeldet und spontan an Ihren Messestand kommen. Nutzen Sie den Vorteil einer zufälligen PR, und halten Sie Infomaterial bereit.
7. Wenn Sie Vertreter bestimmter Medien einladen, bereiten Sie sich vor, ihnen gezielt die Informationen zu geben, die für ihre Klientel relevant sind. Denken Sie daran, dass “Storytelling“ sich besser im Gedächtnis verankert und interessanter ist als reine Fakten.
8. Vergessen Sie nach der Messe nicht, sich zeitnah bei allen Medienvertretern persönlich zu bedanken. Damit bezeugen Sie Ihre Wertschätzung. Wenden Sie sich auch an diejenigen, die nicht gekommen sind, und versorgen Sie mit Informationen rund um Ihre Messeaktivitäten. Das bleibt in Erinnerung, auch im Hinblick auf künftige Messen, und ermuntert vielleicht zu späteren Nachfragen.
9. Schauen Sie nach, wer auf Ihren Messestand gekommen ist und wer nicht. Prüfen Sie, ob es aus Zeitmangel war oder ob eine Info fehlte. Betrachten Sie kritisch, welcher Medienkanal gut und welcher schlechter funktioniert hat. Überlegen Sie, was Sie ändern könnten.
10. Mit Medienbesuchern, die tieferes Interesse bekundet oder ihre Kontaktdaten hinterlegt haben, sollten Sie Termine für weitere Gespräche verabreden.

Fazit

Ihr Messeauftritt ist ein wichtiger Teil der gesamten PR-Strategie Ihres Unternehmens. Die Messe ist die Bühne, um visuell und emotional ins Bewusstsein Ihrer Zielgruppe vorzudringen. Kombiniert mit der passenden Pressearbeit vervielfachen Sie das Potenzial. Suchen und pflegen Sie den Kontakt zu relevanten Medien und bieten Sie ihnen einen Aufhänger für die Berichterstattung. Bestenfalls verpacken Sie Ihre Infos in eine Geschichte, mundgerecht aufbereitet, und überzeugen Sie so vom Mehrwert Ihrer Produkte und Dienstleistungen.

Quellen:

openpr.de/magazin/pr/messe-pr

prblog-vocato.com/2018/06/13/pr-arbeit-fuer-messeauftritte-zeitplan-ressourcen-und-checkliste/

prblog-vocato.com/2023/08/21/erfolgreiche-messe-pr/

brandspaces.wum.de/eine-bessere-pressearbeit-zur-messe/

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