Auf- und Abbau des Messestandes – darauf müssen Sie achten

HINWEIS:

Zu einem erfolgreichen Messeauftritt gehört unbedingt eine gute Vorbereitung, damit sowohl der Transport als auch der Auf- und der spätere Abbau des Messestands reibungslos erfolgen können. Planen Sie weit genug im Voraus, das erspart Ihnen Hektik und Improvisation vor allem in der Aufbauphase. Nutzen Sie die Erfahrungen der letzten Messe, um Ihre Checkliste anzupassen, wenn Sie sich im weiten Teilen selbst um alles rund um Ihren Messeauftritt kümmern wollen.

Wertvolle Praxistipps für Sie hat Jurek Wetzlar, Leiter der Systembauabteilung bei der Blickfang Messebau GmbH, einem Fullservice-Messebau-Unternehmen. Weil das der Ursprung für unsere Blickfang E-Commerce GmbH ist, gibt er gern seine Expertise an die Kunden von Messebau.de weiter.

Informieren Sie sich über Messevorgaben!

„Besorgen Sie sich das Ausstellerhandbuch, denn es enthält alle wichtigen Informationen“, rät Jurek Wetzlar. Hallenplan und Inhalte sind bei den jeweiligen Messegesellschaften oder Messeorganisatoren erhältlich, vielfach gibt es sie auch als Download. Unter anderem sind die technischen Richtlinien aufgeführt, etwa Verankerungen im Hallenboden, Glas im Standbau, Podeste, Treppen oder Leitern. Vermerkt sind außerdem Anmeldepflichten, etwa für Gema oder W-Lan sowie Genehmigungen, beispielsweise für Standpartys, oder Vorschriften, wie das Gaststättengesetz. Auch wenn Sie früher oder abends noch länger Ihren Messestand aufbauen wollen und wie die Standbaufreigabe erfolgt, ist nachlesbar. „Das Ausstellerhandbuch enthält auch spezielle Regularien einer Messe, wenn beispielsweise die Rückseiten Ihrer Messewände Weiß sein müssen“, führt der Experte auf.

Eigene Anschauung ist Gold wert

„Am besten ist es, wenn Sie sich selbst die Gegebenheiten vor Ort anschauen“, meint der Fachmann. Es beginnt mit der Anlieferung: Erkunden Sie, wo Ihre Lieferfahrzeuge parken dürfen, wenn sie bereits vor der regulären Aufbauzeit eintreffen. Bringen Sie in Erfahrung, wie groß das Lieferfahrzeug sein darf, damit es Brücken, Toreingänge oder Türstürze passieren kann. „Häufig arbeiten die Messen mit festen Speditionen zusammen, die sich vor Ort auskennen, deshalb vermeiden Sie Komplikationen, wenn Sie diese Firmen beauftragen.“

Als Nächstes schauen Sie, ob es Treppen, Aufzüge, Engstellen oder Höhenbegrenzungen gibt, die sich beim Transport Ihres Messeguts zum Messestandplatz nicht vermeiden lassen. Planen Sie die erforderlichen Transportgeräte wie Rollwagen, Hubwagen oder CC-Karren ein, damit sie zur Messe frei verfügbar sind. Eventuell benötigen Sie einen Radlader oder ein Spezialfahrzeug. „Oftmals können Sie Equipment oder Zubehör bei der Messegesellschaft leihen“, so der Tipp des Experten.

Neben der besseren Planung der Logistik hilft die eigene Anschauung auch bei der Gestaltung des Messestands. Ein Messegelände bietet meistens mehr Möglichkeiten als ein Hotel oder Kongresszentrum. So können Sie schnell feststellen, ob sich Ihre Ideen umsetzen lassen und ob beispielsweise eine Traverse oder ein Grillbereich verwirklicht werden können.

Melden Sie Ihren Bedarf rechtzeitig an!

Für Serviceleistungen vonseiten der Messe ebenso wie für die Anschlüsse auf Ihrem Messestand sollten Sie sich frühzeitig bei der Messe melden: „Üblich sind sechs Wochen vorher“, sagt Jurek Wetzlar, denn „vielfach sind Fristen einzuhalten, ansonsten gibt es Versäumniszuschläge.“ Oder der Service ist gar nicht mehr verfügbar. Beispielsweise können Sie Einfahrzeiten buchen. Gerade bei einer Fremdspedition ist es von Vorteil, alle Unterlagen, eine Lageskizze, die Telefonnummer eines Ansprechpartners und eine eventuelle Einfahrkaution mitzugeben. Vielfach können die erforderlichen Papiere bereits vor der Anfahrt ausgefüllt werden. Zu bedenken ist auch, dass bei manchen Messen die Kaution an die Einhaltung einer Anlieferzeit gebunden ist und bei Zeitüberschreitung komplett einbehalten wird.

„Buchen Sie bei der Messe alle Anschlüsse, die Sie für Ihren Messestand brauchen: Wasser, Strom, Internet“, sagt der Messebauexperte. „Sie sollten den voraussichtlichen Bedarf kennen, damit alles problemlos funktioniert.“ Bei einem Messestand mit hohem Einsatz an Medientechnik, Licht oder Sound, ist es sinnvoll, einen Stromzähler zwischenzuschalten. Ist er gebucht, liegt er bereits am Stand oder ist abholbereit im Servicebüro. Auch einen Messeboden können Sie beim Messeservice bestellen, der verlegt ist, wenn Sie kommen. Sofern Sie Abhängungen planen, damit aber nur begrenzt Erfahrung haben, können Sie bei den meisten Messen hierfür einen Service zur Montage und Installation sowie zur Demontage buchen.

Planen Sie Ihren Standaufbau!

Für einen Messebauer ist es Routine, aber das Gedränge während der Aufbauzeit verursacht Hektik. „Es geht stressfreier, wenn Sie Ihr Messegut kennen,“ so der Fachmann, „einen Stand aus einem Messebausystem können Sie beispielsweise zuhause schon einmal zur Probe aufbauen. So wissen Sie auch, welche Werkzeuge und Hilfsmittel Sie benötigen.“ Falls der Messestand nicht komplett in einem Stück angeliefert werden kann, kennzeichnen Sie, welche Teile in welcher Reihenfolge gebraucht werden. Berücksichtigen Sie das auch beim Beladen des Lieferfahrzeugs. Dann können Sie mit den Konstruktionsbauten beginnen, und die Messemöbel folgen später. Wahrscheinlich ist die Messehalle gefüllt mit den Fahrzeugen und dem Messegut aller Aussteller ringsherum, so dass Sie Ihre Sachen möglicherweise direkt auf Ihrem Messestand abstellen müssen. Deshalb sind eine Beschriftung und ein Aufbauplan sehr hilfreich. Dann geht es an die Umsetzung: die Montage von Messewänden und -theke, eventuell einer Messekabine. Die Messestandbeleuchtung sowie die Messedisplays und Plakatrahmen müssen mit Strom versorgt werden. Bei guter Vorplanung sind die Stromanschlüsse an den richtigen Stellen installiert, so dass auch Leuchtwände, TV-Bildschirme, Tablets oder andere Medientechniken Strom bekommen, ohne dass die Leitungen auffallen oder Stolperfallen darstellen. Möchten Sie Ihren Messestand barrierefrei gestalten, sollten Sie beim Aufbau darauf achten, ob alle Durchgänge tatsächlich weit genug sind und ob noch andere Hindernisse zu beseitigen sind. Erst wenn die Sitzmöglichkeiten und Tische, die Theke sowie alle Werbeträger, Displayständer, Messevitrinen, Infoschilder, Roll-Ups usw. aufgestellt sind, können die Produkte sowie Prospekte, Werbematerialien und Give-aways kommen. Auch etwas Deko gehört dazu, wobei Pflanzen einem Messestand eine schöne Atmosphäre verleihen. Achten Sie beim Transport auf schonende Verpackung und vergessen Sie während der Messe nicht, gelegentlich zu gießen.

Wofür brauchen Sie Ihre Messekabine?

„Wir Messebauer besprechen mit unseren Kunden jedes Detail und sorgen für die technische Umsetzung“, sagt der Experte. Beispielsweise gehört in den meisten Fällen zu einem Messestand zumindest ein Räumchen, das als Abstellraum, Garderobe, Lagerraum und Kaffeeküche dient. Dann brauchen Sie beispielsweise Haken für die Jacken und müssen prüfen, ob Sie ausreichend Getränkekisten und Gläser unterbringen können. Wenn Sie Kaffee kochen oder vielleicht auch eine Mikrowelle betreiben möchten, stellen sich Fragen wie, woher kommt das Frischwasser? Brauchen wir ein Heißwassergerät? Gibt es einen Eimer für das Brauchwasser? Wo ist eine Steckdose? Achten Sie auf die erforderliche Ampèrezahl! Am besten ist es, wenn Sie einen Wasseranschluss und eine Stromzuführung buchen, dann können Sie selbst ohne den Rundum-Service eines Messebauers eine eigene Küche installieren: Die mobile Messeküche Kitcase gibt es von der kleinen Kofferküche bis zur Komplettküche einschließlich Spülmaschine!

Von der Ausstattung der Küche bis zur Bewirtung können Sie sich um alles selbst kümmern oder den Service der Messe nutzen. Denn fast alles lässt sich im Voraus bei Partnerfirmen der Messe direkt ordern, so dass es zum verabredeten Termin mit allem nötigen Geschirr und Zubehör angeliefert wird. Berücksichtigen Sie bei der Standplanung, wo das Catering erfolgen soll, damit dann Abstellmöglichkeiten vorhanden bzw. schnell zu schaffen sind.

Denken Sie an die Details rund um Ihren Messestand!

„Eine wichtige Frage lautet: Was passiert mit der Verpackung?“ wirft Jurek Wetzlar ein. „Nehmen Sie es wieder mit? Können Sie es im Lieferfahrzeug oder bei der Messe zwischenlagern? Was können Sie vor Ort entsorgen?“  

Besorgen Sie die erforderliche Anzahl an Ausstellerausweisen und Parkausweisen für Ihr Messebauteam. Gegebenenfalls müssen Sie Übernachtungen vorbuchen, denn „die gesetzlichen Arbeits- und Lenkzeiten sind einzuhalten“, gibt der Fachmann zu bedenken. In dem Zusammenhang stellt sich auch die Frage nach der Verpflegung: Versorgt sich Ihr Messeteam selbst oder bestellen Sie ein Crewcatering?

„Sinnvoll für alle in Ihrem Messeteam ist ein markierter Messeplan, denn oft sind Messegelände sehr verschachtelt und für Einmalnutzer nicht sofort erfassbar.“

Bereits im Voraus können Sie Versicherungen für Ihr Messegut und Ihr Messepersonal abschließen. „Folgen Sie Ihrem persönlichem Risikogefühl.“ Es gibt Angebote für Transportschäden (insbesondere mit Fremdspeditionen), für Diebstahl (vor allem für Ihre Medientechnik), für Feuer oder Haftpflicht. „Alle in Ihrem Messeteam sollten wissen, welche Versicherungen bestehen.“

Falls Sie für Ihren Messetand eine Standbewachung wünschen, so können Sie einen Antrag bei der Messegesellschaft stellen. Außerdem hält dieser Service Messehostessen, Moderatoren, Dolmetscher oder Produkt-Präsenter bereit. Sie können das Personal auswählen und die Verträge ausfüllen. Oftmals ist es sinnvoll, sich das Abgesprochene nochmals vor Ort bestätigen zu lassen. Suchen Sie dafür einfach das Servicebüro der Messe auf.

Ganz wichtig ist, dafür zu sorgen, dass jeden Abend der Müll Ihres Messestands entsorgt wird. Fällt sehr viel an, ist das nicht im allgemeinen Service inbegriffen! Möglicherweise möchten Sie auch, dass Ihr Stand allabendlich gereinigt wird, zumindest, dass jemand Staub saugt. Das kann ebenfalls der Messeservice für Sie übernehmen. Er kommt nach Messeschluss, so dass Ihr Standpersonal nicht noch länger verbleiben muss, sondern das ein oder andere Messetreffen aufsuchen oder sich einfach für den nächsten Messetag erholen kann.

Fazit

Wenn ein Messeauftritt gut geplant ist, dann ist auch der Auf- und Abbau unproblematisch. Unvorhergesehenes lässt sich besser abpuffern und alle wissen, wer die Ansprechpartner sind. Kleine Widrigkeiten während der Aufbau- bzw. Abbauphase führen nicht zu Stress und Hektik, weshalb alle Arbeiten zu einem perfekten Messeauftritt führen.

TIPP:

Alles, was Sie für Ihren Messestand benötigen, finden Sie in unserem Onlineshop auf Messebau.de: Vom kleinsten Modul für einen Messestand bis hin zum kompletten Messebausystem bieten wir Ihnen reichlich Auswahl für Ihren Messestand, den Sie nach Ihren Wünschen zusammenstellen und ganz individuell gestalten können. Auch Messeboden, Messemöbel, Elektro und Messeausstattung sind in unserem Sortiment, so dass Sie bei uns alles aus einer Hand bekommen. Bei uns können Sie außerdem sämtliche Drucksachen für Ihren Messestand oder Ihre Webematerialien in Auftrag geben. Und schließlich umfasst unser Angebot Produkte rund um Montage und Verpackung. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

Und wenn Sie einen Allround-Messebau-Service wünschen, der für Sie einen umfangreichen, einzigartigen Messestand plant, technisch umsetzt, auf- und wieder abbaut, dann melden Sie sich einfach bei Jurek Wetzlar unter jw@blickfang.de!