Virtuell vs. Konventionell? – Der klassische Messeauftritt und das digitale „Get-together“ im Vergleich

HINWEIS:

Messen haben eine lange Tradition: Bereits die Menschen der Antike haben erste Märkte abgehalten, auf denen sie nicht nur Waren und Dienstleistungen austauschten, sondern die für sie ein gesellschaftlicher und kultureller Treffpunkt waren. Die Märkte haben sich weiterentwickelt zu Handelsplätzen für Handwerker und Kaufleute bis hin zu den großen Industrie- und Handelsmessen unserer Zeit. Dabei stecken Messen einen thematischen Rahmen ab, der bei Fachmessen branchenspezifisch ist, während Publikumsmessen meist ein allgemeines Interessensgebiet abdecken. Ob zu einem speziellen Thema oder für eine breitere Öffentlichkeit – typisch für Messen ist, dass sie eine zeitlich begrenzte und örtlich fixierte Plattform bieten, um Neuheiten vorzustellen, neues Wissen zu verbreiten und um sich auszutauschen. Mit einem Rahmenprogramm versuchen Messen Pluspunkte zu bieten, um mehr Aussteller und mehr Besucher zu gewinnen. Allgemeine Programmpunkte auf Fachmessen sind Vorträge, Workshops oder Podiumsdiskussionen sowie Wettbewerbe, während Publikumsmessen mehr Wert auf Unterhaltung und Erlebnis setzen und beispielsweise Vorführungen, Shows, Contests und Mitmach-Aktionsflächen anpreisen.

Die Coronazeit hat diese Möglichkeit unterbunden, so dass die Idee aufkam, Veranstaltungen auf virtuelle Art zu organisieren. Heute sind beide Messeformen vertreten, teilweise in Kombination, denn jede hat auf ihre Weise Vorteile für Aussteller und Besucher.

Die Vorteile einer konventionellen Messe

Bei einer Messe konventioneller Art wird der jeweilige Veranstaltungsort zum Dreh- und Angelpunkt einer Branche: Häufig buhlen namhafte Unternehmen mit gewaltigen Messeständen um die Aufmerksamkeit der Messebesucher, während Start-ups vor allem mit cleveren Ideen und Einfallsreichtum zu überzeugen versuchen.

Gezielte Ausrichtung

Weil Messen in der Regel themenspezifisch sind, ziehen sie bestimmte Zielgruppen an. Das macht es für den Aussteller einfacher, seinen Messestand auf die für ihn interessanten Kunden auszurichten. Die „Treffergenauigkeit“ seiner Ansprache erhöht die Chance auf Messeerfolge und rechtfertigt den Aufwand für die Messebeteiligung.

Messebesucher profitieren davon, auf einer thematisch ausgerichteten Messe für sie relevante Aussteller in großer Zahl vorzufinden. Das spart Zeit und Geld und macht den Messebesuch effektiver.

Direkte Kontakte

Eine Messe ist ein Ort für Begegnungen und Gespräche: Unternehmen können direkt mit ihrer Zielgruppe kommunizieren. Bei den Fachmessen sind es meist Branchenzugehörige, die aus der Industrie, dem Handel oder der Wissenschaft kommen, während sich die Publikumsmessen an allgemein Interessierte richten. Die Aussteller stellen ihre Unternehmen vor, zeigen und erklären ihre Neuheiten oder neuen Angebote. Auf Fragen und Unklarheiten, Wünsche und Bedenken der potenziellen Kunden können sie sofort eingehen. Der Kontakt ermöglicht es ihnen, Vertrauen aufzubauen und vorhandene Kundenbeziehungen zu pflegen.

Für Messebesucher ist diese Art Veranstaltung ideal, um Innovationen ausgiebig zu begutachten, neue Firmen kennenzulernen und bestehende Partnerschaften zu vertiefen.

Berufliches Netzwerken

Da eine Messe typischerweise verschiedene Unternehmen, Organisationen oder Dienstleister zusammenbringt, die ihre Produkte, Dienstleistungen oder Innovationen präsentieren, bietet sie für Aussteller und Fachbesucher hervorragende Gelegenheiten, neue Kontakte zu knüpfen und bestehende zu intensivieren. So bilden sich neuen Geschäftspartnerschaften und Lieferantenbeziehungen, finden sich Investoren oder Sponsoren und lassen sich neue Märkte erschließen.

Vorstellung von Innovationen

Messen sind häufig Schauplatz zur Neueinführung von Innovationen. Das können neue Produkte, Dienstleistungen oder Technologien sein, wobei bei der Erstpräsentation nicht nur bei Publikumsmessen der Showcharakter wichtig ist. Der Messebesucher erfährt aus erster Hand, wie ein Produkt funktioniert, kann es sich vorführen lassen oder sogar selbst ausprobieren. Dies ist besonders wertvoll für Produkte, die erklärungsbedürftig oder komplex sind.

Präsenz der Marke

Durch die zeitliche Begrenzung einer Messe lässt sich der finanzielle und personelle Aufwand einer Messeteilnahme gut kalkulieren. Unternehmen stellen ihre Produkte und Dienstleistungen real vor und machen sie im wahrsten Sinne des Wortes fassbar. Ein durchdachtes Messestandkonzept macht die Marke einschließlich aller Produkte visuell und emotional erlebbar. Vor allem interaktive und kreative Erlebnisse bleiben für Messebesucher unvergessen.

Die Messeteilnahme macht das Unternehmen in der Branche sichtbarer, zusätzlich sorgt mediale Berichterstattung für allgemein größere Bekanntheit. So stärkt ein Messeauftritt das Image eines Unternehmens und seiner Marke(n).

Für Besucher ist die Messe die Gelegenheit, hautnah Produkte und die Marken dahinter kennenzulernen. Die kurze Dauer einer Messe macht einen Besuch nicht nur planbarer, sondern auch verlockender: Wer möchte nicht vielleicht sogar persönlich bei einer erwarteten Messepremiere dabei sein?

Analyse des Marktes

Auf einer Messe sind meist alle Wettbewerber vertreten – im kleinen Umfeld einer regionalen Messe genauso wie auf dem globalen Marktplatz einer internationalen Messe. Sowohl die Aussteller als auch die Messebesucher haben hier die Chance, den Wettbewerb zu beobachten, die Marktbedingungen abzuschätzen und die eigene Position zu hinterfragen. Vor allem in den Innovationen, bei Vorträgen oder in Diskussionsrunden zeigen sich oft erstmals Entwicklungen und Trends.

Zudem bietet das direkte Feedback von Messestandbesuchern die Chance, Informationen über den Mitbewerb auf der Messe, zu den eigenen Produkten und zu den Kundenwünschen einzusammeln und so wertvolle Anhaltspunkte für die eigenen Angebote zu erhalten.

Die Vorteile einer virtuellen Messe

Eine virtuelle Messe profitiert von den neuen Möglichkeiten in der Digitalisierung und in der virtuellen Kommunikation. Während der Corona-Beschränkungen war eine Messe, die ausschließlich im Internet abläuft, eine gute Alternative, überhaupt in Kontakt zu bleiben und einen Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Einige ihrer Pluspunkte machen sie allerdings auch heute noch interessant:

Kostengünstig für Aussteller und Besucher

Virtuelle Messen sind wesentlich günstiger im Preis! Der Aussteller braucht seinen Messestand „nur“ online zu planen, aber nicht zu bauen, zu transportieren und zu montieren. Außerdem entfallen alle Ausgaben für die Standmiete und den Transport des Messeguts. Es gibt auch keine Kosten für Reise, Unterkunft und Verpflegung sowie zusätzlich verpflichtetes Standpersonal. Das macht eine virtuelle Messe attraktiv, vor allem für kleine oder mittelständische Unternehmen sowie für Firmen mit begrenztem Budget.

Auch für Besucher bzw. Teilnehmer ist eine virtuelle Messe verlockend, weil sie Zeit und Kosten für die An- und Abreise sowie die Ausgaben für Hotel und Verpflegung einsparen. Das ist vor allem für Besucher aus entfernten Regionen interessant, weil sie keine lange und kostspielige Reise antreten müssen.

Unbegrenzte Reichweite

Eine virtuelle Messe ist im Prinzip für Aussteller und Teilnehmer aus der ganzen Welt zugänglich. Ganz ohne Reise- und Logistikkosten lassen sich internationale Marktplätze und Zielgruppen erreichen.

Ein großer Vorteil ist die Möglichkeit, die Messe an den Bedarf – mehr Aussteller oder mehr Teilnehmer – anzupassen. Dadurch ist dieser Messetyp unabhängig von Größe und Umfang für jedes Eventformat geeignet.

Flexible Messeorganisation

Für den Besuch einer virtuellen Messe benötigen Interessierte keine spezielle Ausstattung, ein internetfähiges Gerät und ein Zugangscode genügen. Unabhängig von Zeit und Ort können sich Teilnehmer auf die Messeseiten einloggen. Auch für Menschen mit eingeschränkter Mobilität ist dieser Messetyp vorteilhaft.

Über Zugangscodes erwerben die Teilnehmer häufig auch die Möglichkeit, Inhalte on-demand zu nutzen, also außerhalb von Live-Messe-Zeiten. Häufig sind Daten, Kontakte und Materialien noch lange Zeit nach einer Veranstaltung zugänglich.

Die Messeorganisation behält sich auch bei diesem Messetyp vor, den Zugang einem bestimmten Personenkreis vorzubehalten, etwa bei speziellen Fachmessen nur Besuchern aus der Branche.

Umweltfreundlich und sicher

Für eine virtuelle Messe sind keine Reisen und Transporte erforderlich. Deshalb verringert sich der CO₂-Ausstoß, was diesen Messetyp umweltfreundlich und zu einer nachhaltigen Alternative zu traditionellen Messen macht.

Eine Messeteilnahme ohne Präsenz bietet für Aussteller und Besucher keinerlei gesundheitlichen Risiken. Im Gegenteil, der Besuch ist sicher und komfortabel.

Konkrete Analysen

Bei einer virtuellen Messe ist das Verhalten der Besucher ziemlich genau nachvollziehbar: Ihre Bewegungen und ihre Stationen auf den Internetseiten sind messbar: Welche Stände wurden am meisten besucht? Welche Produkte haben das größte Interesse geweckt. Mit welchen Inhalten haben sich die Besucher beschäftigt? Wie lange verweilten sie? Solche detaillierten Einblicke sind für die Messeorganisatoren und die Aussteller wertvoll, weil sie daraus Schlüsse für ihre Angebote ziehen können.

Weil die Messebesucher registriert sind, ist es einfach, sie auch nach der Veranstaltung weiterhin mit Inhalten zu versorgen.

Vielfältige Inhalte

Wie bei konventionellen Messen ist oftmals ebenfalls ein Rahmenprogramm mit Diskussionsrunden, Vorträgen, Livevorführungen oder Wettbewerben online verfügbar. Außerdem laden sie zu digitalen Interaktionen in Live-Chats, Video-Konferenzen und Foren ein. Damit können Teilnehmer in Echtzeit mit Ausstellern und anderen kommunizieren und Fragen stellen.

Beides bietet auch eine physische Messe. Der Unterschied besteht darin, dass die Teilnahme bei einer virtuellen Messe flexibler ist, sich individueller planen lässt und so ein größerer Teilnehmerkreis einen Zugang zu mehr relevanten Informationen erhält.

Das können beispielsweise Live-Präsentationen, Webinare oder vorab aufgezeichneten Videos, virtuelle Produktdemos oder digitale Downloads sein.

Zudem werden auf virtuellen Messen leichter innovative Technologien wie Virtual Reality (VR), Augmented Reality (AR) oder Künstliche Intelligenz (KI) angenommen. Solche immersiven Erfahrungen bereichern das Messegeschehen.

Tabelle: Virtuelle vs. Konventionelle Messen im Vergleich