Messevorbereitung - Checkliste | Messebau.de Ratgeber

Nicht selten nimmt die Organisation im Vorfeld einer Fachmesse mehr Zeit in Anspruch als die Durchführung der Veranstaltung selbst. Für manche Messen ist sogar eine Vorlaufzeit von mehreren Monaten oder gar Jahren erforderlich. Kein Wunder – Schließlich ist eine gute und strukturierte Messevorbereitung der Garant schlechthin für einen erfolgreichen Messeauftritt. Folgende Checkliste erleichtert Ihnen die Planung der nächsten Fachmesse und hilft Ihnen dabei, auch dann einen kühlen Kopf zu bewahren, wenn es zeitlich doch einmal knapp werden sollte.

Inhaltsverzeichnis

Die Anmeldung – Fristen beachten

Bevor Sie mit der konkreten Planung einer Fachmesse beginnen, sollten Sie sich als allererstes um die Anmeldung sowie die Beantragung des Standplatzes kümmern. Dieses Vorgehen hat mehrere Vorteile:

Sie verpassen keine Fristen und vermeiden Zeitdruck
Sie wissen frühzeitig, wo genau sich der Messestand befinden wird und wie viel Platz Ihnen zur Verfügung steht
Auch technische Fragen können oft bereits bei der Anmeldung geklärt werden.

All diese Informationen erleichtern Ihnen die weitere Messevorbereitung.

Der Messestand – Kreativität trifft Pragmatismus

Unmittelbar nach der Messe-Anmeldung können Sie sich der Gestaltung des Messestandes widmen. Dazu gehört auch die Anschaffung geeigneter Messemöbel. Welche Möbel tatsächlich benötigen, ist von Messe zu Messe unterschiedlich. Eine passende Messetheke sowie diverse Sitzmöglichkeiten für Messebesucher und Aussteller sollten jedoch auf keinen Fall fehlen. Auch sollte genügend Fläche zur Präsentation der angebotenen Produkte und Dienstleistungen vorhanden sein. Bei Form und Gestaltung des Messestandes sind Ihrer Fantasie hingegen kaum Grenzen gesetzt. Schließlich wollen Sie auffallen – und der Messestand bietet Ihnen eine perfekte Möglichkeit, sich von der Konkurrenz abzuheben. Achten Sie jedoch darauf, dass der Messestand mit der Corporate Identity Ihres Unternehmens übereinstimmt, indem Sie beispielsweise das Farbschema Ihres Corporate Designs aufgreifen.

Wer macht was? – Personalfragen klären

Neben dem Zeitaufwand, den eine sorgsame und effektive Messevorbereitung erfordert, spielt Zeit auch während der Messe eine entscheidende Rolle: Schließlich ist eine Fachmesse mehrere Tage lang von morgens bis abends geöffnet – und auch Ihr Messestand sollte während dieser Zeit durchgehend mit Personal besetzt sein. Gerade kleinere Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern stoßen dabei schnell an ihre Grenzen, zumal obendrein auch der reguläre Geschäftsbetrieb weitergeführt werden muss. Klären Sie Personalfragen daher so früh wie möglich. Sofern Sie Ihren Messestand nicht mit eigenen Mitarbeitern besetzen können oder wollen, können Sie auch einen Personaldienstleister beauftragen, der Ihnen sein geschultes Standpersonal für die Dauer der Messe zur Verfügung stellt. Denken Sie außerdem daran, die Hotelzimmer für Ihre Mitarbeiter rechtzeitig zu buchen. Denn auch hier gilt: „Der frühe Vogel fängt den Wurm!“

Halten Sie sich an den Dresscode

Ähnlich wie bereits bei der Gestaltung des Messestandes, sind Ihnen auch bei der Wahl der Kleidung kaum Grenzen gesetzt. Einige Fettnäpfchen gilt es dennoch zu vermeiden:

Die Kleidung Ihrer Mitarbeiter sollte einheitlich sein und einen professionellen und gepflegten Eindruck vermitteln.
Idealerweise sollte sich die Corporate Identity nicht nur im Design des Messestandes, sondern auch in der Kleidung des Standpersonals wiederspiegeln.
Bei aller Individualität sollten Sie dennoch den Dresscode der jeweiligen Messe berücksichtigen.

Davon hat man nie genug – Werbemittel

Egal ob Aufkleber, Kugelschreiber oder Flyer – sorgen Sie dafür, dass auf der Messe genügend Werbematerial vorhanden ist. Wer nicht auf die Erfahrungen anderer Messen zurückgreifen kann, tut gut daran, lieber zu viel als zu wenig Werbemittel bereitzuhalten.

Auch das ist Messevorbereitung – Sorgen Sie für Ihre Mitarbeiter

Keine Frage: Die Teilnahme an einer Messe ist oft anstrengend. Getränke wie Wasser und Kaffee sollten daher stets vorhanden sein. (Vergessen Sie also nicht Kaffeemaschine, Kaffeepulver und Kaffeefilter). Darüber hinaus können Sie einen Kasten Bier für den Feierabend bereithalten. Mit kleinen Snacks und Obst sind Sie auch für den kleinen Hunger zwischendurch bestens gerüstet.

Sofern möglich, können Sie im Backstagebereich auch eine kleine Ruhe- und Pausenzone einrichten.

Der Messestand als „mobile Unternehmenszentrale“

Bedenken Sie, dass das Ziel der meisten Messeauftritte darin besteht, Neukunden zu gewinnen und möglichst viele Geschäfte abzuschließen. Das ist nur dann möglich, wenn Ihnen alle Informationen und Unterlagen, die Sie für den Verkauf Ihrer Produkte bzw. das Abschließen von Verträgen benötigen, auch während der Messe zur Verfügung stehen. Bei Barkäufen ist z. B. die Registrierkasse unverzichtbar. Führen Sie sich daher auch im Rahmen der Messevorbereitung und -planung immer wieder für Augen, dass der Messestand für kurzer Zeit die Zentrale Ihres Unternehmens ist.