Der perfekte Messeauftritt in 10 Schritten – Auf die Messe, fertig los

HINWEIS:

Die Teilnahme an einer Messe ist für viele Unternehmen eine ideale Gelegenheit, ihre Zielgruppe zu treffen, über ihr Sortiment zu informieren und die eigene Bekanntheit zu steigern. Sie eignet sich gut zur Kundenpflege und zur Vertiefung bestehender Kundenbindungen. Wirtschaftlich lohnenswert ist ein Messeauftritt jedoch erst, wenn er das Interesse potenzieller Kunden weckt und Geschäfte anbahnt. Deshalb ist es vielfach das Hauptziel, Neukunden und Kaufabschlüsse einzubringen. Damit ein Messeauftritt perfekt gelingt, sind viele Schritte zu bedenken. Wenn Sie dabei planvoll vorgehen, bleibt nichts unberücksichtigt. Lesen Sie jetzt unseren umfassenden Ratgeber und erfahren Sie, wie Sie in 10 Schritten einen erfolgreichen Messeauftritt planen und umsetzen!

Schritt 1: Ist es die richtige Messe?

Damit Ihre Messeteilnahme von Erfolg gekrönt wird, müssen Sie zunächst die geeignete Messe auswählen. Einen guten Anhaltspunkt liefern die Ausstellerverzeichnisse und Messeunterlagen des Veranstalters. Daran können Sie einiges ausmachen:

• Passt der Messezeitpunkt zu meinem Angebot? (Ist es die Orderzeit der Kunden?)
• Passt das Messethema zu meinen Produkten bzw. Dienstleistungen? (Ist es Schwerpunktthema oder eher Randbereich?)
• Treffe ich dort meine Zielgruppe? (Anteil und Anzahl, Altersstruktur, Herkunft und Status)
• Genügen die Besucherzahlen und der Bekanntheitsgrad der Messe, um meine Messeziele zu erreichen?
• Ist mein Mitbewerb ebenfalls vertreten? (keine Chancen vergeben)
• Wann und welche Informationen bekommen die Messebesucher? (im Vorfeld, während der Messe, im Nachgang)
• Welche Unterstützung kann der Messeveranstalter leisten? (Planung, Messebau, Mietmobiliar, Eventtechnik, Standpersonal, Reinigung, Bewachung)
• Auf welchem Kostenlevel muss ich kalkulieren? (Preisniveau der Messe, Entfernung, Transportkosten, Personalaufwand)

Schritt 2: Der Messestand ist Spiegelbild Ihrer Botschaft

In der Menge der Aussteller können Sie punkten, indem Sie individuell und authentisch auftreten. Ein lieblos gestalteter Messestand lockt keine Kunden an, während ein übertrieben aufgebauschter Messestand wenig Seriösität ausstrahlt. Beide verfehlen das Grundziel, Entscheidungsträger und Kaufwillige auf den Stand zu holen. Entwickeln Sie ein Konzept für jede Messe:

• Was ist Ihre Kernbotschaft?
• Was wollen Sie ausstellen?
• Was ist Ihr Blickfang?
• Nutzen Sie Ihre Firmenfarben samt Logo zur Wiedererkennung!
• Setzen Sie Ihre Produkte, Ihr Logo oder Ihre Neuheiten mit Licht in Szene!
• Denken Sie an Informationsmaterial!
• Genügt eine Theke, um mit Standbesuchern ins Gespräch zu kommen?
• Brauchen Sie Sitzecken, um sich mit Kunden zurückziehen zu können?
• Ist einen Messekabine nötig, als Lager, Garderobe oder Messeküche?
• Gibt es nur Getränke oder ist ein Catering geplant?
• Wie groß sollte Ihr Messestand mindestens sein?
• Welche Lage sollte er haben? Reihe, Ecke, Kopf oder Insel etc. (Mehr dazu unter: Welche Messestandarten gibt es?)

Dies sind einige Grundüberlegungen, die Ausführung ist dabei noch gar nicht berücksichtigt: Auf Messebau.de finden Sie eine vielfältige Reihe von Messebausystemen, mit denen Sie sehr unkompliziert Ihren Wunschmessestand selbst zusammenstellen können. Von konventionell bis extravagant ist alles dabei! Es sind sogar Vorschläge mit kompletten Messestand-Sets verfügbar! Wenn Sie Zeit und Lust haben, können Sie alternativ über unseren Messestand Konfigurator visualisieren, was Sie nach eigenen Vorstellungen auswählen.

Schritt 3: Bieten Sie ein interaktives Messeerlebnis!

Multimedia-Elemente sind für Messestandbesucher verlockend: Gern spielen sie an Touchscreens, tauchen in Videos oder Slide-Shows ein oder lassen sich durch Computer-Animationen in den Bann ziehen. Da solche Elemente relativ einfach anzuwenden und einzusetzen sind, sollten Sie diese Möglichkeiten nutzen, denn sie machen einen Messestandbesuch zum Erlebnis: Sie erleichtern die Präsentation von technischen oder informationsintensiven Produkten und machen sie interaktiv erlebbar. Lassen Sie bei der Umsetzung Ihrer Kreativität freien Lauf! Besucher können beinahe spielerisch Informationen abrufen, Produkte virtuell ausprobieren oder einbetten, um ihre Wirkung zu beurteilen. Das sind wertvolle Entscheidungshilfen für einen Kauf. Deshalb zählen Lautsprecher, iPad Ständer und Monitore inzwischen zur Standardausrüstung vieler moderner Messestände. Berücksichtigen Sie dies rechtzeitig bei der Planung Ihres Messestands, damit die Gerätschaften, die Anschlüsse und vor allem der Platz vorhanden sind. 3D-Brillen und augmented reality gehen noch ein Stückchen weiter, Besucher mit virtuellen Erlebnissen zu begeistern und für Ihre Produkte und Angebote zu gewinnen. Mehr Ideen für einen interaktiven Messeauftritt erfahren Sie hier: https://www.messebau.de/ratgeber/interaktion-am-messestand-10-tipps-wie-sie-besucher-involvieren-und-begeistern-koennen/

Schritt 4: Werben Sie in eigener Sache!

Zur Messevorbereitung gehört es unbedingt, über den eigenen Messeauftritt zu informieren: Lassen Sie sich in das Ausstellerverzeichnis der Messe aufnehmen. Liefern Sie der Pressestelle der Messe Text- und Bildmaterial. Sorgen Sie dafür, in der Fachpresse namentlich aufzutauchen. Informieren Sie Ihre Kunden per Mail oder Brief. Laden Sie sie beispielsweise mit Eintrittscodes oder zum Branchentreff ein. Posten Sie in den sozialen Medien, die Sie nutzen. Streuen Sie die Information über Ihren Messesauftritt je nach Branche auch breiter: in Zeitungen oder Zeitschriften, im Radio, auf Flyern oder bei persönlichen Kontakten. Legen Sie auf die Messevorbereitung ebenso viel Wert wie auf die Nachbereitung. Ihre Messeteilnahme – insbesondere, wenn sie sich regelmäßig wiederholt – sollte sowohl Ihrer Kundschaft als auch potenziellen Kunden bekannt sein.

Schritt 5: Bürokratische Hürden vor dem Messeauftritt 

Vor einer Messeteilnahme müssen Sie einige Formulare ausfüllen und Anträge stellen. Genehmigungen sind seltener einzuholen, aber eventuell möchten Sie Zusatzdienste buchen. Achten Sie darauf, die angegebenen Fristen einzuhalten, damit Sie alle Ihre Messewünsche umsetzen können.

• Informieren Sie sich über die Bedingungen zur Messeteilnahme: Das so genannte Ausstellerhandbuch bündelt alles Wissenswerte und nennt unter anderem die jeweiligen Ansprechpartner. Die Veranstalter legen üblicherweise sämtliche Informationen online ab, so dass sie leicht abrufbar sind.
• Überlegen Sie, ob Sie Standpersonal über die Messe oder anderswo buchen oder ob Sie eigene Mitarbeiter dafür abstellen.
• Planen Sie ein Messecatering? Das können Sie selbst organisieren oder über die Messe buchen, die mit einer Reihe von Cateringunternehmen regelmäßig zusammenarbeitet, so dass diese gelistet sind und einfach Zugang haben. Ist ein umfangreiches Buffet oder eine Zubereitung vor Ort geplant, müssen Sie einige zusätzliche Auflagen erfüllen. Beispielsweise müssen Sie für einen ausreichenden Abzug sorgen, was nicht in jeder Messehalle möglich ist.
• Wenn Sie etwas vorführen lassen möchten – beispielsweise ein Barbecue, Pyrotechnik oder Musik – müssen Sie es anmelden.
• Buchen Sie bei Bedarf eine Standreinigung hinzu. Die Dienste reichen vom einfachen Staubsaugen bis zum kompletten Putzservice.
• Üblicherweise gibt es eine Messebewachung für die Nachtstunden. Bei wertvollen Exponaten lohnt es sich, kostenpflichtig eine zusätzliche Security-Betreuung zu buchen, die ausschließlich Ihren Messestand bewacht.
• Füllen Sie eine Beschreibung über Ihren Messestand aus. Sie enthält Angaben zu den Abmessungen sowie zur Statik, etwa durch die Bauart und das verwendete Material. In der Regel heißt es aber in den Messebedingungen, dass der Aussteller selbst verantwortlich ist, die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen einzuhalten. Sie müssen die Auflagen für Brandschutz, Betriebs- und Arbeitssicherheit erfüllen und sich an Hygienevorschriften halten. Meistens erfolgt vor Messeeröffnung eine allgemeine Hallenbegehung zum Sicherheitscheck. Abgesandt von Feuerwehr oder Gesundheitsamt können dabei sein.
• Achten Sie besonders darauf, dass alle benötigten Anschlüsse für Wasser und Strom) eingetragen sind.
• Informieren Sie sich, wie Ihr Messestand aufgebaut und abgebaut werden kann, Entsprechendes gilt für Ihr Messegut. Kümmern Sie sich um Zugangsausweise für Fahrzeuge und Monteure.
• Beantragen Sie Ausstellerausweise und Parkausweise für Ihre Mitarbeiter. Bilden Sie Fahrgemeinschaften, da die Parkmöglichkeiten in Messen meist rar sind.
• Entscheiden Sie über den Umfang Ihres Medieneintrags.

Schritt 6: Transport und Logistik: Die Basis für einen reibungslosen Messeauftritt

Sofern Sie ein Messebauunternehmen mit Planung und Ausführung Ihres Messestands beauftragt haben, brauchen Sie sich nur um Ihr Messegut zu kümmern: Achten Sie darauf, dass alle Materialien für Ihren Messestand sowie die Ausstellungsstücke vorhanden sind, gut verpackt und bestenfalls beschriftet werden. Nur so erreicht Ihr Messegut rechtzeitig und unbeschädigt das Messegelände.

Sofern Sie nicht selbst den Transport übernehmen können, beauftragen Sie eine Spedition. Insbesondere für sperriges Messegut ist das angebracht. Erkundigen Sie sich beim Spediteur, welche Verpackungsart kostengünstig ist. Beispielsweise ist Stückgut auf Europalette meist platzsparender zu verladen als in ausladenden Kartonagen.

Häufig arbeiten die Messen mit bestimmten Logistikunternehmen zusammen. Beachten Sie deshalb bitte, ob Ihre Spedition bei der Messe zugelassen ist und eine Erlaubnis zum Befahren des Messegeländes hat. Manche Messen verlangen ein Pfandgeld – stellen Sie es für den Fahrer bereit.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Messegut auf der Messe – besser noch an Ihrem Messestand – in Empfang genommen und gleich auf Unversehrtheit überprüft wird. Überlegen Sie, welche Werkzeuge und Transportmittel Sie brauchen, um Ihr Messegut an Ort und Stelle zu bringen und zu arrangieren.

Kümmern Sie sich auch darum, dass zum Abbau der Messe einer Ihrer Mitarbeiter anwesend ist und dass genügend Verpackungsmaterial vorrätig ist. Stellen Sie sicher, dass alles wieder ordentlich verpackt und verstaut wird und dass es rechtzeitig vor Eintreffen der Spedition bereitsteht. Abholer haben meist nur ein kleines Zeitfenster, das Messegelände zu befahren. Denken Sie auch hier wieder an das eventuelle Pfandgeld. Überprüfen Sie abschließend, ob nichts vergessen oder stehengelassen wurde. Kontrollieren Sie am Firmenstandort, ob alles wieder wohlbehalten zurückgekommen ist.

Schritt 7: Rechtzeitig eine Unterkunft buchen

Die Messeunterlagen enthalten Informationen zu An- und Abreise sowie zu Unterkünften. Aber leider explodieren gerade zu Messezeiten die Preise für Hotelzimmer. Daher sollten Sie sich entweder frühzeitig ein Kontingent sichern oder überlegen, welche Alternativen sich anbieten. Pensionen oder Zimmer in Gästehäusern sind meist preisgünstiger als in Hotels. Preislich besser stehen Sie sich unter Umständen in Garni-Häusern, sofern die Abendverpflegung Ihrer Mitarbeiter nicht hoch zu Buche schlägt. In der Regel sind Messen gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar.

Eine Alternative kann eine Unterkunft in einem entfernteren Ort sein. Sie bietet sich an, wenn mehrere Mitarbeiter zur Messe fahren und gemeinsam ein Fahrzeug nutzen. Prüfen Sie, ob die tägliche An- und Abreise zur Messe nicht zu zeitintensiv ist und vor allem, ob es möglich ist, jeweils rechtzeitig zum Start eines Messetags einzutreffen.

Viele Messegelände haben einen Caravan- oder Wohnmobilstellplatz. Wer Camping mag, für den ist diese Unterbringung ideal.

Wenn Sie regelmäßig an einem Messestandort ausstellen, ist es recht sinnvoll, die gewählte Unterkunft gleich für das Folgejahr zu reservieren. Denken Sie daran, Zimmer immer schriftlich zu bestellen.

Schritt 8: Standbetreuung: Der Schlüssel zum erfolgreichen Messeauftritt

Die Vorbereitungen sind getroffen – nun brauchen Sie noch eine geeignete Standbetreuung: Bedenken Sie, dass das Standpersonal direkter Ansprechpartner für die Messebesucher ist und Ihr Unternehmen sowie Ihre Produkte bzw. Dienstleistungen repräsentiert! Das Auftreten Ihres Standpersonals kann den Messeerfolg entscheidend beeinflussen.

Bestenfalls erklären sich eigene Mitarbeiter bereit, die Standbetreuung zu übernehmen. Es bringt allerdings wenig, jemanden „zu verdonnern“, auf die Messe zu gehen, denn nur wer Spaß an der Sache hat, strahlt seine Begeisterung aus. Das lockt Messebesucher auf Ihren Stand, weckt ihr Interesse an Ihren Angeboten und stimmt sie positiv für Ihr Unternehmen.

Falls sich kein Geeigneter findet, können Sie Standpersonal buchen. Die Messe hält Adressen von Organisationen bereit, bei denen Sie Messebetreuer, Caterer, Animateure und ähnliches buchen können. Wählen Sie sorgfältig aus! Ihr Favorit sollte souverän und freundlich, aber unaufdringlich auftreten. Teilen Sie ihm mit, welchen Kleidungsstil und welche Besucheransprache Sie von ihm wünschen. Vor allem aber unterrichten Sie ihn ausführlich, was Sie von ihm auf Ihrem Messestand erwarten. Stellen Sie sicher, dass er Ihre Produkte und Dienstleistungen sowie Ihre Corporate Identity kennt.

Schritt 9: Marketing, das neugierig macht

Wenn Sie Ihren Messeauftritt publik machen, bieten Sie etwas Unwiderstehliches, das Interessenten auf die Messe und an Ihren Stand lockt. Ein Gutschein für den Eintritt ist ein guter Einstieg, denn ein Messeticket ist nicht billig zu haben. Außerdem brauchen Sie etwas, das Ihren Messeauftritt von anderen abhebt: Je nach Branche kann der Messestand selbst durch seine Aufmachung und seine Aktivitätsangebote (siehe Schritt 3) für die Messebesucher ansprechend, erlebnisreich und informativ sein. Nutzen Sie den Reiz von Neuem und setzen Sie Ihre Innovationen deutlich in Szene. Dabei kann auch eine Variante, eine Verbesserung oder eine Ergänzung eines Produktes für Messebesucher attraktiv sein: Stellen Sie ihre Vorteile auffällig heraus: Kostensenkung, Arbeitserleichterung, Nachhaltigkeit, Beschleunigung… Was auch immer – ein echter Mehrwert überzeugt Ihre Kunden und ebnet den Weg zum Verkauf. Heben Sie diesen Mehrwert hervor, beispielsweise mit

• einer Premierenshow mit Öffnen des Vorhangs durch einen VIP,
• einer außergewöhnlichen Darbietung der Neuheit durch einen Zauberer, Musiker oder Tänzer,
• einem speziellen Catering: Cocktails, Pfannkuchen, Fassbier…,
• einer Podiumsdiskussion,
• einem Aktionsverkauf: die ersten x Exemplare für x Euro oder zu einem besonderen Messerabatt,
• einem Gewinnspiel.

Scheuen Sie sich nicht, kreative Ideen zuzulassen und etwas Unerwartetes auf Ihrem Messestand umzusetzen. Wichtig ist immer, dass Sie Ihre tollen Einfälle auch mitteilen! Wecken Sie bereits vor der Messe die Neugier, erinnern Sie auch während der Messe daran, sie zu besuchen („noch sind wir da“) und nutzen Sie nach der Messe alle Ihnen zur Verfügung stehenden Medien, ausführlich in Wort, Bild und Bewegtbild zu berichten. Teilen Sie mit, was auf Ihrem Messestand los war, und machen so schon gespannt auf Ihre nächste Messeteilnahme. Vor allem aber informieren, bewerben und inszenieren Sie Ihre aktuellen Mehrwertprodukte.

Schritt 10: Bleiben Sie in Erinnerung – kreative Give-aways!

Messebesucher kommen mit einer Vielzahl an Eindrücken nach Hause. Damit ihnen der Besuch an Ihrem Messestand nachhaltig in Erinnerung bleibt, können Sie ein wenig nachhelfen: Klassisch sind Flyer, Broschüren und Visitenkarten. Neben der gedruckten Form sind heute digitale Versionen üblich. So bleiben die Taschen frei für kleine Werbegeschenke: USB-Stick, Beutel, Stift, Schreibblock, Zollstock oder Becher bedruckt mit Ihrem Firmenlogo sind einfach zu beschaffen, kostengünstig, aber effektiv. Sie können solche Werbegeschenke samt Bedruckung bei darauf spezialisierten Firmen bestellen. Wäre es nicht klasse, wenn Messebesucher mit Ihrem Beutel herumlaufen und so andere animieren, Ihren Stand zu besuchen? Alternativ könnten Sie Essbares mit Logoaufdruck (Kuchen, Äpfel) oder Blumen großzügig verteilen. Gut kommt auch ein Selfiepoint an, beispielsweise mit Firmenbezug oder mit einem Maskottchen. Gepostet verbreitet es automatisch Ihre Messebotschaft. Eigene Ideen für ein Give-away sind frei!

Moderner Messeauftritt: Hygiene und Sicherheit auch nach der Pandemie

Auch in 2024 bleibt die Sicherheit von Besuchern und Mitarbeitern auf Messen ein wichtiges Thema. Obwohl die Einschränkungen der COVID-19-Pandemie hinter uns liegen, hat die Zeit gezeigt, wie wichtig Hygiene- und Abstandskonzepte für einen reibungslosen und angenehmen Messebesuch sind. Berücksichtigen Sie daher folgende Tipps für Ihren Stand:

Raumplanung:

• Gestalten Sie Ihren Messestand großzügig, um eine angenehme Atmosphäre zu schaffen.
• Präsentieren Sie Ihre Ausstellungsstücke übersichtlich, um Gedränge zu vermeiden.
• Integrieren Sie digitale Infopunkte und berührungsfreie Interaktionsmöglichkeiten.

Besucherführung:

• Überlegen Sie sich ein durchdachtes Leitsystem, um den Besucherstrom effizient zu lenken.
• Sorgen Sie für ausreichend breite Wege und Besprechungsbereiche.

Hygiene:

• Stellen Sie Desinfektionsmittelspender bereit.
• Reinigen Sie regelmäßig Exponate und Kontaktflächen.

Interaktion:

• Fördern Sie den Kontakt durch digitale Lösungen, wie QR-Codes für Infos.
• Planen Sie im Voraus Gesprächstermine, um den Aufenthalt der Besucher optimal zu gestalten.

Fazit: Gut vorbereitet zum erfolgreichen Messeauftritt

Eine Messe ist eine wertvolle „Verkaufshilfe“, denn Besucher können Ihre Exponate selbst in Augenschein nehmen oder sogar ausprobieren. Von unschätzbarem Wert sind die persönlichen Gespräche auf einer Messe: sowohl mit den Standbesuchern, um sie zu überzeugten Kunden zu machen, als auch mit Branchenkollegen, um Erfahrungen auszutauschen und einen Überblick über die Marktlage zu gewinnen. Mit gewissenhafter Planung und gezielter Vorbereitung steht dem erfolgreichen Messeauftritt nichts mehr im Wege.

Quellen:

auma.de
industrie.de
koelnmesse.de